立卷歸檔制度
一,學(xué)校形成了各種門類,各種載體的檔案資料按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定及時歸檔,集中管理,便于利用;
二,學(xué)校全部檔案應(yīng)視為一個整體,按規(guī)定編制本校統(tǒng)一立卷歸檔方案,形成全校檔案資料立卷歸檔體系;
三,學(xué)校各處室兼管檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查本處室應(yīng)歸檔材料的收集和整理工作,確保學(xué)校檔案材料,完整,準(zhǔn)確,系統(tǒng),并及時向檔案室辦理交接手續(xù);
四,檔案員負(fù)責(zé)全校綜合性檔案資料的歸檔工作,同時對各處室形成的業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo),監(jiān)督和檢查,保證學(xué)校檔案資料的系統(tǒng)性和完整性;
五,檔案員及各處室兼管檔案人員在平時做好收集工作基礎(chǔ)上,及時對檔案進(jìn)行整理,立卷,按年度或常年分類,組卷,登記編號,編制目錄及建立相應(yīng)檢索工具;
六,每年暑假前,完成上一年度的資料收集工作,八月底完成全部立卷工作.
檔案借閱制度
一,本校各業(yè)務(wù)部門人員,因工作需要,可查閱與本部門工作有關(guān)的檔案:其它部門需要查閱檔案的,經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;
二,外單位人員查閱檔案,須持縣,團(tuán)級以上單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;
三,查閱檔案一律在閱檔室,事先填寫查(借)閱檔案登記冊;外單位借閱檔案,必須持有借閱單位的公函,經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)后,方可借出,借閱時間不超過一周,確因需要,必須延期的,需辦理續(xù)借手續(xù);
四,查閱檔案單位和個人,不得拆散,抽取,涂改,勾畫和改變檔案原貌,對丟失和損壞者要追究責(zé)任;
五,閱檔時,應(yīng)保持安靜,自覺遵守查閱秩序,嚴(yán)禁吸煙,確保;
六,因工作需要調(diào)離本單位的人員,如有在本校檔案室借閱檔案的,必須辦理歸還手續(xù)后,方可辦理調(diào)動手續(xù).
在使用檔案盒的過程中，不能想怎么用就怎么用，不恰當(dāng)?shù)氖褂茫赡軙p壞了檔案盒。而后期對檔案盒的保護(hù)也非常重要。檔案盒使用需要注意哪些，如何保護(hù)好檔案盒？下面就結(jié)合這兩個問題一起來了解下。
使用檔案盒的相關(guān)注意事項：
檔案檢查。對于館藏檔案的狀況應(yīng)定期進(jìn)行檢查，必要時可臨時進(jìn)行部分檢查。著重檢查檔案是否短少以及每件檔案的完好狀況，檢查時要逐卷進(jìn)行，要作出詳細(xì)記錄并寫出正式報告。一旦發(fā)現(xiàn)檔案缺少或嚴(yán)重破損等問題，要及時采取措施，妥善處理。
檔案調(diào)出和歸還。調(diào)出和歸還檔案都應(yīng)逐卷點(diǎn)交清楚，辦理手續(xù)。用完的檔案要?dú)w還原位。檔案庫房管理。要建立完善的檔案庫房管理制度，配備必要的防護(hù)設(shè)備，合理調(diào)節(jié)和控制溫度、濕度，做好防火、防盜、防塵、防霉等項工作，保持整潔、有序，保證檔案無損。
檔案排架?？梢暡煌闆r分別采取分類排架和流水排架，或分類、流水綜合排架。分類排架即按照檔案形成的不同時期、檔案的不同類型和立檔單位的不同組織系統(tǒng)等，將館藏檔案劃分為若干類別進(jìn)行排架；流水排架即按照檔案全宗進(jìn)館的時間順序排架；分類、流水綜合排架即先將館藏檔案分為若干類別，在每一類別內(nèi)再按全宗進(jìn)館時間順序排架。無論采用何種方法，屬于一個全宗的檔案均應(yīng)集中排放，不應(yīng)分散和混雜。
紙質(zhì)檔案如何進(jìn)行有效的保管方法：
1、控制檔案室的溫度、濕度，使其保持在適于檔案文件存放的穩(wěn)定溫度，保持檔案室的通風(fēng)換氣，使檔案室保持干燥，并經(jīng)常測量檔案室的溫度、濕度等。
2、避免光照對檔案的影響，不要將紙質(zhì)檔案放在強(qiáng)光處，重要的檔案更要特別進(jìn)行保管，應(yīng)放在暗處通風(fēng)的環(huán)境中，以免對檔案造成損壞。
3、檔案保管人員應(yīng)定期的清理衛(wèi)生，并要防止灰塵進(jìn)入檔案室內(nèi)。定期對檔案進(jìn)行，防止霉菌的衍生，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉的檔案應(yīng)及時處理。
紙質(zhì)檔案的保管應(yīng)認(rèn)真做好，它是記錄某個人或事的一個過程，應(yīng)采取相應(yīng)的措施防止檔案被破壞或損失。對于紙質(zhì)檔案的保管存放，可以使用檔案盒進(jìn)行封裝，采用無酸紙制作，可以使檔案文件長期保存不發(fā)霉、不變質(zhì)。